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餐飲、餐廳直接採購及存貨管理

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一APP簡化餐飲採購流程 效率倍升話咁易！

FOODIVAL可一站式協助餐廳前線員工處理與餐飲採購相關的各個事項，將整套餐廳採購流程進行數碼化管理。餐廳前線同事可以直接在餐飲採購管理系統中向供應商落單、安排送貨時間、記錄收貨情況及管理存貨水平等，清楚掌握每一個營運環節，大大簡化傳統餐飲採購程序 。

餐廳前線員工無需再用手寫或電話去落單買貨，減少因傳統做法而出現的餐廳食材採購錯漏。所有訂單、收貨及退貨紀錄都自動儲存在 FOODIVAL 餐廳食材採購系統中，方便隨時追蹤和對數。並透過更標準化及清晰的餐飲採購管理流程，不單大幅減少錯單、「漏單」和重複落單等，亦為餐廳前線員工節省大量文書時間，令工作效率倍增，可以重新專注樓面營運及顧客服務！ 

前線處理落單收貨好頭痕？

只得一對手，應該做邊樣先？

沒有餐飲採購系統?
營運痛點逐個捉

痛點1: 人為錯誤頻繁

人手下單易引錯單「漏單」

餐廳前線員工經常面對龐大的工作量及時間壓力，由於缺乏有效的系統支援，餐飲採購多數仍依賴電郵、電話、Fax手寫單或 WhatsApp 與供應商溝通下單。這些看似簡單、傳統的餐廳食材採購做法，但實際上容易出現各類人為錯誤，例如寫錯貨品或數量、遺漏重要品項、抄錯送貨日期，甚至把訂單發送到錯誤的供應商或群組等餐飲採購管理問題。當餐飲採購只依靠這些非系統化方式處理，往往會因筆跡潦草、資訊重覆、版本不一致或紀錄遺失等問題，導致餐廳食材採購或供應不穩，增加臨時補貨與急單，最終影響餐廳日常營運、食材本控制及與供應商的合作關係。

因此，導入一套專業的餐飲採購及存貨管理系統，將下單流程數碼化和結構化，已成為現代餐廳減少人為錯誤、提升營運效率的關鍵一步。

痛點2: 訂單記錄難追溯

欠統一下單渠道 記錄混亂分散

傳統餐廳採購程序存在明顯記錄追溯難題，由於每位餐廳員工以不同渠道（如 WhatsApp、電郵或電話）下單，造成訂單資料分散且缺乏統一餐飲採購程序以及管理平台。當發生重覆下單、誤發訂單或員工離職等情況時，管理層難以及時追查餐飲採購記錄或確認責任歸屬，增加內部協調成本與風險。這類問題不僅降低餐廳採購效率，更阻礙整體餐飲採購流程的透明度與可控性。

痛點3: 收貨記錄不全

餐飲採購流程乏數碼化管理 存貨靠估算

餐飲採購缺乏數碼化管理，同樣導致收貨記錄不全的問題 ; 例如，部分餐廳以手寫或紙本方式記錄收貨數量，甚至當場修改收貨單據，導致資料不準確或遺失單據，最終只能依靠「估算」來調整入倉數量。餐廳食材採購如果使用這樣的操作模式，易引致食材過量積存或短缺，影響餐飲成本及供應穩定性。若能透過系統化的餐廳採購流程數碼化管理，則可大幅提升採購透明度及準確性，實現更高效的存貨與供應控制。

一機在手 前線落單無難度

1. 統一下單渠道
訂單有跡可循:

FOODIVAL 能有效整合並標準化餐廳的餐飲採購流程。系統會將所有訂單以統一格式（如點心紙等）進行餐飲採購管理，並能自動透過 WhatsApp、電郵或 eFax 發送至不同供應商。這不僅能規範前線可選購的餐廳食材採購種類與供應商名單，還可確保每張訂單均有完整數據記錄，方便日後查閱與分析。

透過FOODIVAL數碼化的餐廳採購平台，所有採購記錄皆可追蹤，讓管理層即時掌握前線員工的採購狀況，顯著提升管理透明度與準確性。

2. 最少訂購量/金額提示 提升效率不浪費

在日常餐廳食材採購中，供應商往往會設定最少訂購量（MOQ）或最少訂購金額（MOV）。FOODIVAL 餐飲採購管理系統內置的智能提示功能，讓使用者可根據供應商要求自行設置門檻，藉此減少餐廳前線員工逐一與供應商核實訂單內容的時間。此功能大幅降低溝通成本，並改善餐飲採購程序的整體效率。

通過系統的即時提醒，餐廳能夠在滿足供應商要求的同時，避免不必要的超量下單，確保餐飲採購決策更符合實際營運需求，從而有效地減少資源浪費。

3. 異常訂單提示 助你輕鬆避免錯單

FOODIVAL 會自動檢查採購單數量，當數量較以往訂貨記錄出現很大偏差時，系統可以發出提示，提醒用戶檢查及確認，避免產生因過量採購造成的食材浪費及額外成本。

4. 即時備註隨手記 加強溝通無錯漏

在餐廳與供應商日常協作中，資訊傳遞的準確度尤為重要。FOODIVAL餐廳食材採購系統特設訂單備註功能，餐廳前線員工可在下單時加入即時說明或特別要求，如送貨時間、包裝方式或食材品質備註等，協助供應商準確處理訂單。

這項強化版的餐飲採購流程設計，能使雙方溝通更清晰，減少誤會與錯漏，讓整個餐廳採購過程變得更智能、更方便、更有條理。FOODIVAL讓每一次採購都能「有跡可循、有數可查」，真真正正實現科技化的餐飲採購管理模式！

智能化餐飲採購管理:
一Scan即收，AI快速收貨

智能收貨小助手 省時省力更放心

在繁忙的餐飲環境中，準確而高效的收貨環節對餐廳食材採購，以至整體營運，是至關重要。我們FOODIVAL成功智能化整個餐飲採購程序，特別為餐廳前線員工設計了AI人工智能收貨功能，主要協助用戶簡化每日的餐飲採購流程。

餐廳前線員工只需使用手機拍攝收貨單，FOODIVAL餐飲採購系統內置的AI功能便會自動識別單據上的食材名稱、數量及價格等資料，並即時輸入在系統中。透過這項創新的AI人工智能工具，餐廳不再需要依賴傳統人手記錄，大幅降低出錯風險，提升整體餐飲採購管理效率，真正做到省時、省力又放心。此外，FOODIVAL這項自動化功能能有效支援跨部門協作，無論是採購部門、廚房、財務部門還是管理層，都可即時查閱準確的收貨資料，讓整個餐廳採購流程更順暢一致。

電子化收貨記錄 告別紙本操作

FOODIVAL 將繁瑣的收貨程序全面電子化，讓資料管理更高效、更透明，為餐廳採購帶來更高可控性。當餐廳前線員工上傳收貨記錄時，不僅能同步記錄貨品名稱、實收數量、價格、貨品照片，甚至包括收貨單位（抄碼）及免費贈品數量，讓每一項收貨明細都清晰無誤，為後續的餐飲採購核對與帳目處理提供可靠依據​。

FOODIVAL 這項功能不僅有助支援餐廳食材採購分析與成本管理，協助餐廳準確掌握採購與存貨狀況。電子化記錄亦意味著所有收貨資料得以長期保存，方便管理層隨時回溯歷史紀錄，餐廳可根據以往的餐飲採購記錄進行利潤分析與績效評估，從而作出更精準的採購決策與營運調整。

輕鬆應對多單位 隨時靈活轉換

在日常餐廳採購過程中，最常見的挑戰之一是單位換算問題；例如採購單以「公斤」為單位，但收貨單卻以「包」或「箱」計算。FOODIVAL餐飲採購管理系統內置的多單位換算功能，能自動協助用戶根據預設轉換比率快速換算，減少人工處理時間及出錯風險。

透過這項功能，餐廳能更靈活地掌握食材用量、採購預算與實際消耗之間的關係，將傳統的餐廳採購流程全面升級為智能化、可追蹤的數據管理模式。

分批收貨零漏單 訂單管理更安心

為配合不同餐廳營運節奏與存貨策略，FOODIVAL系統的智能化餐飲採購程序可以支援同一訂單分批收貨的功能。讓餐廳前線員工可根據實際存貨狀況自由安排收貨批次，確保營運穩定、彈性充足。每次收貨的明細都會在系統中清楚記錄，避免漏單或重複收貨等人為錯誤，保障訂單準確度與可追蹤性，進一步強化餐飲採購的透明度。​

這項功能進一步體現 FOODIVAL 在餐飲採購管理上的全面優勢：讓餐廳從採購、收貨到存貨掌控，都能以單一平台統籌一切，減少繁瑣溝通及紙本記錄。透過 AI 驅動的自動化與數據整合，餐廳能輕鬆實現高精度的餐飲採購程序，將每一次下單與收貨環節完美銜接，真真正正落實智慧餐飲管理。

輕鬆「掃碼」盤點 免抄寫，零甩漏

傳統餐廳採購外在進行盤點時，往往需要員工手寫記錄或手動輸入資料，這不僅費時費力，更容易出現錯漏。FOODIVAL全新推出的智能掃碼盤點功能，讓前線員工只需使用條碼掃描器或手機鏡頭，便能即時掃描貨品標籤或條碼，快速點算存貨數量與食材資料。

這項功能能大幅簡化盤點過程，免去繁瑣的手抄步驟，讓工作變得更輕鬆高效。另外，所有掃描後的存貨資料會自動同步至 FOODIVAL 系統後台，與餐飲採購管理模組無縫連接。這意味著採購部門能即時掌握各分店存貨狀況，輕鬆判斷何時需補貨、哪些品項消耗快、哪些食材滯銷，從而更快作出餐廳採購決定。無論是日常盤點還是季節性補貨，FOODIVAL都讓餐廳採購和存貨管理實現全面數碼化，從前線到後台的流程都「一條龍」。

整個餐廳採購流程所需 盡在 FOODIVAL

1. 簡單易用手機界面 縮短系統培訓時間

FOODIVAL 深知餐飲業前線員工流動率高、年齡層廣，且日常工作繁忙。為了讓餐廳食材採購系統真正融入前線員工的日常，FOODIVAL的介面設計一切以「簡單實用」為核心。從落單、收貨到存貨管理，每一個餐飲採購步驟都以最適合「餐飲人」的方式呈現，任何員工只需短時間培訓便能輕鬆上手。這樣的設計不僅能縮短培訓時間，亦能加快系統落地進度，讓整體餐飲採購流程更順暢高效。對於不熟悉電子設備的員工，FOODIVAL 也透過清晰的操作指引與圖像化介面，幫助員工快速掌握使用方法，減少對科技的抗拒感。透過這樣的易用設計，即使是剛入職的員工，也能立即投入日常餐廳採購與存貨管理工作，無縫銜接餐廳日常營運。

2. 系統貼心小提示 前線工作不遺漏

為了讓餐廳前線員工的日常營運管理更簡化，FOODIVAL餐飲採購管理系統內建多項貼心提示功能。當系統偵測到存貨水平過低、訂單未完成或請購單 (PR) 未提交時，會自動發出提醒，幫助前線員工在繁忙環境下也不會錯過任何餐飲採購程序或重要事項。

3. 強化前台後台協作 數據互通管理透明

FOODIVAL 打造的不只是一個餐飲採購系統，更是一個讓前線與後台無縫協作的數碼平台。餐廳在前線員工提交的訂單或收貨資料，會自動即時同步至後台採購部門，讓負責餐廳採購流程的團隊能即時查閱所有最新數據，不僅節省了各分店重複傳遞文件的時間，也縮短了審批和對賬的程序。另外，採購部門可根據即時數據掌握各店存貨消耗、預測補貨需求，進而優化整體餐飲採購流程，真正實現「從前線到後台」的全方位管理數碼化。

4. 流程簡化並提升效率 專注服務與營運

FOODIVAL的「一條龍」設計，讓所有餐飲採購管理相關的工作；從落單到收貨、從盤點到分析，都能在同一平台完成。餐飲採購流程管理系統會自動記錄每一次操作，並將資料轉化為具參考價值的數據報表，幫助餐廳優化營運決策。

餐廳食材採購系統成功案例

聽聽 FOODIVAL 的客戶怎麼說！

優化餐飲採購部工作流程，提升「對單」效率及準確度

成功案例1:

客戶背景

但馬屋 (Tajimaya) 是一家主打一人一鍋日式火鍋放題的專門店，目前在香港設有四間分店，主打來自日本及海外農場的優質和牛作為招牌食材，並提供多款涮涮鍋湯底供選擇，讓喜歡和牛及火鍋的顧客可以盡情品嚐高質食材。 店內設有自助吧，提供多種新鮮蔬菜、丸類、配菜及醬汁選擇，顧客可以自由搭配心儀食材與湯底，創造屬於自己的原創「一鍋風」風格，無限制地探索不同美味組合，打造最合心意的專屬火鍋體驗，適合重視個人節奏與口味的火鍋愛好者；隨着品牌及分店擴展，對餐飲採購的標準化及效率要求亦大幅提升。

為何但馬屋需要數碼化餐飲採購程序?

但馬屋需要數碼改革，主要因為原有的餐飲採購管理模式，包括採購及存貨流程，既耗時又易出錯，難以支撐多分店營運及精準成本管理：

  • 由於火鍋放題模式的食材種類多、周轉快，單靠傳統 WhatsApp、手寫或 Excel 管理餐飲採購與存貨，難以兼顧準確度與效率，容易出現「對單」錯誤及成本失控。

  • 餐廳採購部門需以人手翻查WhatsApp對話紀錄、發票及歷史訂單，再逐一與前線員工溝通確認，流程繁複、高度依賴個別員工記憶與習慣，一旦有人事變動或遺漏，風險極高。

  • 分店數量增加後，跨分店的餐廳採購成本及存貨狀況難以即時掌握，缺乏統一的數據平台支援決策，難以制定精準的餐飲採購策略和控成本措施。

  • 餐飲採購流程上以人手處理對單與報表製作，耗費大量時間與人力，令前線員工及採購部門難以騰出精力專注於菜單優化、顧客體驗及營運策略等工作。

  • 同時期望POS、採購系統與現有FlexAccount 財務管理系統作深度整合，增強跨部門協調效益。

FOODIVAL 如何與但馬屋推動數碼轉型？

FOODIVA與但馬屋推動智能化餐廳採購流程，主要從以下幾個關鍵方向著手：

  • FOODIVAL以餐飲業為本的系統設計，我們將但馬屋原本依賴 WhatsApp、手寫紀錄及人手 Excel 的餐飲採購與存貨流程，全面轉化為系統化、標準化的數碼流程，減少對個人經驗及記憶的依賴，亦令餐廳採購步驟更清晰可追蹤。​

  • 透過統一後台，集中管理各分店的訂單、收貨、發票及存貨數據，讓但馬屋餐飲採購部可以即時按供應商、分店、日期等條件查閱資料，大幅提升「對單」及查數效率。​

  • 以系統自動串連餐廳單、送貨單與發票，並提供差異提示及異常數據識別功能，協助但馬屋快速找出金額或數量不一致的訂單，提升對單準確度，減少人為錯漏。​

  • 為管理層提供多樣化報表及成本分析（如採購成本、貨品進出、損耗等），讓但馬屋可以清晰掌握各分店的餐飲採購與食材成本表現，支援更精準的入貨策略及毛利管理。

  • 整合不同系統，包括 POS、 FlexAccount 財務管理系統及 BridgeBuilder HRMS 人力資源管理系統，建立系統生態圈。供應商發票、POS 、人力成本數據自動過帳到 FlexAccount 會計系統，系統每日自動整合並分析，生成銷售日計表，讓客戶實時掌握每日營業額與整體營運狀況，增加營運透明度及業務分析能力，有效避免餐飲業常見的數據分析滯後，讓管理層便可瞬間洞悉盈虧。

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關於數碼化管理餐飲採購程序 - 常見問題:

1. FOODIVAL系統如何簡化餐廳的採購流程？

FOODIVAL 能一站式數碼化及簡化整個餐飲採購流程，用戶無需額外購置任何硬件，只需以手機或平板即可完成下單、收貨及盤點等日常餐廳採購工作，將原本分散於 WhatsApp、紙本及 Excel 的流程整合到同一個智能平台。系統同時內置多種工作提示及自動化功能，協助前線員工依既定餐飲採購程序逐步完成每一個環節，減少遺漏、錯單或重複下單情況，令餐廳採購流程更順暢、更高效。

不需要。FOODIVAL 會按照餐廳現有的餐飲採購程序，自動經電郵、eFax 或 WhatsApp 把採購單發送給不同供應商，供應商無須額外登入系統或安裝應用程式。我們的設計不但保留了餐廳與供應商原有的溝通習慣，又能在後台完整記錄每一次餐廳採購的訂單資料，讓餐廳在不影響日常合作模式的前提下，逐步完成餐飲採購的數碼化管理。

不可以。為了確保餐廳採購來源的穩定及食材品質可靠，FOODIVAL 將供應商資料及採購單範本統一由後台授權用戶 (例如採購部) 管理。前線員工只能在既定的餐飲採購流程內選擇已審批的供應商和食材選項，避免隨意改動造成風險。

當然可以！FOODIVAL 的智能化餐飲採購流程支援多分店及多品牌的餐飲客戶，所有分店的訂單、收貨及存貨數據會即時集中於同一後台。採購部或管理層可以清晰掌握各店的餐廳採購及存貨狀況，可按品牌、地區或店舖比較餐飲採購成本及用量表現，從而制定更具策略性的餐廳採購流程。對於營運多間分店的集團而言，這種集中管理模式大幅提升協調性與數據透明度，有利實施統一議價及中央餐飲採購程序及策略。
可以。即使餐廳採購單已發送至供應商，您仍可隨時在系統內修改採購單內容，例如加減數量或更改貨物，並快速通知供應商，確保雙方的採購資料一致。透過這種以系統為核心的餐飲採購流程，可大大減低因口頭通知而產生的錯單問題，令餐廳採購更精準、更易追蹤。
FOODIVAL的支援服務包括前線員工及後台同事的現場用戶培訓，會以實際餐廳採購流程作示範，配合最真實的營運場景講解，幫助員工理解每一個餐飲採購程序在系統中的操作。我們團隊同時提供圖文教學及短片教學資源，讓不同年資及背景的員工都可以按自己的步伐學習，快速掌握餐廳食材採購在系統中的實際應用，減少對人手交接的依賴，令數碼轉型過程更順暢。
FOODIVAL設有專屬 WhatsApp 支援群組，並由我們的項目經理跟進，專門協助客戶處理有關餐廳採購流程及系統操作上的各類問題，例如單位設定錯誤、餐飲採購數據需要更正、或餐飲採購程序操作上出現疑問等。在通常情況下，團隊會先評估問題的嚴重性及是否容易重複發生，並力求在約 4 小時內回覆一般疑難，提供相應指引或安排技術支援，確保餐廳採購及日常營運可以不中斷地順利進行。
為了減少餐廳採購中的重複訂貨與漏訂貨風險，FOODIVAL系統設有多項智能提示功能，包括最少訂購量提示 (MOQ)、最低訂購金額提示 (MOV)、異常訂單數量提示、最低及最高存貨水平提示，以及未完成工作提示等。這些功能會結合餐飲採購流程中的關鍵環節，在前線員工下單及安排餐廳食材採購時適時提醒，協助他們判斷是否需要下單、是否已超出以往採購水平，從而減少人為疏忽，讓整體餐廳採購流程更有規律、更易受控。
會的！採購部門可以在後台預先設定每一位供應商的截單時間、休息日、固定送貨安排及特別送貨安排等條款，並可在不同採購單範本中加入個別備註，讓前線在進行餐廳採購時，一眼便能掌握相關限制。當員工按照餐飲採購程序進行下單時，系統會根據已設定資料，提示是否已過截單時間、哪天不能送貨或有特別安排，減少前線與供應商之間來回確認的時間，同時讓餐飲採購流程更清晰、透明及標準化。

FOODIVAL擁有豐富的餐飲採購系統實施經驗。無論您的餐廳採購流程需要分部門（水吧、廚房）下單，抑或要求嚴格的批核流程（由員工落單並由店長核實），FOODIVAL都能靈活配合您的餐飲採購程序。

可以。FOODIVAL設有快速匯入功能，支援以試算表格式（例如 Excel）批次匯入現有的供應商、產品及價格資料，讓您可以在系統上延續原有餐飲採購設定，而無須重新逐項建立。這有助在系統導入初期更快啟動餐廳採購的安排，並確保採購與價格資料一致、可追蹤。
支援。為配合連鎖餐飲營運，FOODIVAL特設貨物調撥功能，可詳細記錄分店之間的借入、借出與轉倉紀錄，讓您在查看存貨或規劃餐飲採購時，能一併掌握跨分店的貨物流向。透過這種整合式的餐廳採購與調撥管理機制，各分店的實際存貨情況更清晰，有助減少重複下單或忽略存貨的情況。
如果發現送貨與訂單不符，餐廳可在FOODIVAL中選擇只確認實際收取的部分貨物並完成收貨，系統會自動記錄收貨差異，方便日後在餐飲採購和對單時查閱。你亦可選擇暫存送貨單，待供應商補齊後再一次完成收貨；無論您的餐廳採購收貨做法為何，FOODIVAL 都能配合，並保留完整紀錄以減少爭議。
FOODIVAL理解餐飲業經常會出現突發需求，即使員工並非透過系統預設供應商下單，而是臨時到超市或街市購買食材，亦可以在FOODIVAL系統內預設為臨時餐飲採購記錄。這些額外支出和數量會與日常餐廳採購一併記錄和統計，確保沒有任何食材成本被遺漏，令整體食材成本計算更完整、更精準，而且餐廳採購流程更流暢。
可以。FOODIVAL 支援在每個供應商的產品資料中設定最小訂購量（MOQ），當員工進行餐廳採購下單時，如訂購數量低於 MOQ，系統會即時發出提醒，或按設定自動調整至最低訂購數量。透過這種設計，可協助餐飲採購團隊避免因訂量不足而被供應商拒單或需重複改單，令訂貨安排更順暢，同時符合供應商要求。