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中央集中採購及庫存管理系統

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一站式、中央集中採購 食材庫存管理零漏洞！

FOODIVAL的功能覆蓋餐廳多種入貨模式，能同時處理日常餐飲庫存與各類食材管理需要，適合不同規模的餐飲品牌以餐飲庫存系統配合營運升級。無論是單店營運，還是採用中央集中入貨的集團架構，FOODIVAL都可以把各分店的餐廳庫存狀況及相關食材庫存資訊拉通，令前線與後勤更容易協調。​

透過FOODIVAL餐飲庫存系統的一站式平台，中央購貨部門可更順暢地整合和審批分店入貨申請，並以同一介面追蹤餐廳庫存的變化，同時查看主要食材的出入及結餘，取代以往依賴 Excel 或紙本點算的做法。團隊毋須再人手逐一收集與重覆輸入數據，減少錯漏之餘，也讓餐廳庫存管理流程變得清晰，食材管理亦能更有規劃地在系統內執行。​

同時，FOODIVAL加入AI對賬功能，把各分店的訂單與收貨紀錄自動配對，讓買貨部可以一鍵檢查差異，快速確認實際收貨是否反映在餐飲庫存之中。配合系統內的即時數據，入貨及財務團隊得以及時掌握餐廳庫存成本走勢，並運用食材管理系統的報表分析食材庫存使用情況，以及食材庫存管理成效，節省高達7成對單及盤點相關工作時間，同時強化決策所需的數據基礎。

人手整合分店訂單好易錯！

分店訂單及收貨記錄滯後，又要通宵對數！

餐廳庫存管理只靠人手? 營運痛點逐個捉

痛點1: 下單格式欠統一

手動提取易遺漏

在沒有餐飲庫存系統協助下，中央入貨需以人手從多個渠道中整合及處理多間分店提交的請購單(PR)，如較常見的 WhatsApp 群組中收集訂單資料，但難以及時了解實際餐飲庫存狀況，或各項食材庫存是否充足。在整個繁瑣的人手記錄中，他們需花費大量時間和人手抄寫各分店所需的食材款式及數量，再統一向供應商下單，不但為餐廳庫存管理帶來壓力，也令食材管理變得被動，容易出現「落錯單」或「漏單」，最終影響營運以及食材成本控制。

痛點2: 人手對賬效率低

營運數據滯後 決策效率受阻

缺乏專門的餐飲庫存系統和完善的食材管理系統時，中央買貨部門需定期從不同分店收集與訂單相關的文件，包括供應商發票、收貨文件及手寫紀錄，才能勉強對應餐廳庫存與各項食材庫存的變化，而整個「對單」流程極為耗時。然而，由於餐廳前線員工的工作量大，難以妥善記錄所有資料，經常出現資料缺失、延遲提交或未即時更新食材庫存管理紀錄的情況，令買貨部難以及時掌握各分店的入貨及收貨狀況，影響「對單」流程、成本計算及營運決策的準確性。​

痛點3: 團隊協作受阻

食材庫存狀況不透明 影響整體營運

當前線員工和後台沒有一套統一的平台協調餐廳庫存與相關食材管理工作時，資訊就會分散在訊息軟件、紙本單據及 Excel 檔案之中，無法形成完整的餐飲庫存數據視圖。如果分店數量龐大，而沒有集中化的工具去統一處理餐飲庫存，以及支援各門店的食材庫存管理，中央部門往往要花費一個月或以上才能整合數據，無法即時了解每間分店的餐廳庫存水平、食材庫存耗用及異常情況，難以及早調整入貨策略或控制浪費，影響整體營運效能。

一個食材管理系統 集中管理所有訂單

1. 高度集中入貨 一站掌控餐飲庫存

FOODIVAL的食材管理系統可直接從各分店接收及自動整合請購單供買貨部審批，將分店前線提出的餐廳庫存需求，以及與食材庫存相關的補貨要求，一併帶入平台統一處理，從而真正做到「一盤數」。

買貨部門可經系統按實際餐飲庫存及安全存量調整各分店的請購數量，並透過 WhatsApp、e-Fax或電郵一鍵發送訂單至不同供應商，減少大量人手作業及重複抄寫，避免「漏單」同時亦減低食材庫存過多或缺貨風險。分店亦可隨時在系統查閱被修改的訂單及相關餐廳庫存狀況，讓雙方在入貨及食材管理上有更透明的溝通協作。​

2. 一站式管理供應商 打通餐飲庫存系統

FOODIVAL能為買貨部集中管理所有供應商及貨品資料，包括供應商名稱、送貨時間表、截單時間、貨品價格、最低訂購量及對應食材品項等，將原本分散在不同表格內的餐飲庫存相關資訊與日常食材管理重整到同一平台內，方便統一查看與維護。

系統同時可整理貨品歷史價格、用量及食材庫存走勢，讓團隊在比較不同供應商時，不只看報價，還可配合餐廳庫存管理策略及食材管理系統內的數據作決策，甚至預設由系統自動選取價格較低或更符合的供應商，減少人手比對時間。​

3. 資料同步更新 強化餐廳庫存管理效能

餐廳前線經FOODIVAL提交的收貨記錄會即時同步至後台的餐飲庫存系統，並根據實際收貨情況自動更新各分店的餐廳庫存水平，同時調整相關食材庫存，避免傳統以紙本或 Excel 補數導致「賬實不符」的情況。

買貨部可隨時查閱各分店的送貨單、貨品照片、供應商發票及相關食材管理紀錄作「對單」，大幅減省人手收集及整合資料的工夫，讓團隊把時間投放在分析餐飲庫存結構、優化食材庫存管理等策略上，全面提升營運效率與成本控制力。

「對單」功能全面升級
智能餐飲庫存系統AI自動搞掂

自動讀取發票資料 連結餐飲庫存數據 提升效率零差錯

FOODIVAL的一站式食材管理平台，讓買貨部能夠隨時查閱各分店的入貨及收貨記錄作「對單」及成本計算之用，並將資料自動對應至餐廳庫存紀錄，並取代傳統手動比對。

在FOODIVAL最新的AI技術支援下，已全面升級為智能餐飲庫存系統，能夠自動讀取及核對不同供應商發票與系統內訂單及食材庫存紀錄，後台無需再花費大量時間手動輸入及整理文件資料，有效簡化流程、減輕工作負擔，同時降低人為錯誤對餐廳庫存管理及日常食材管理的影響。​

一眼洞察差異 提升對單速度 做好食材管理

除了減少資料輸入工作，FOODIVAL更可即時分析發票內容與系統內相關訂單及餐廳庫存數據是否一致，協助用戶快速識別異常情況，例如入貨數量、單價或品項與入貨單或食材管理規劃不符，方便即時核實及修正。

透過這種與食材管理系統深度整合的自動化對賬，入貨及財務團隊能更準確掌握餐飲庫存成本走勢，大幅提升「對單」的準確度及效率，為部門節省高達7成以上的對賬及資料核對時間，將更多心力投放於優化食材庫存管理之上。

中央管理食材庫存所需 盡在 FOODIVAL

1. 一站式集中入貨 多店發展無阻力

FOODIVAL為餐飲業提供靈活高效的餐飲庫存系統，其全面功能及高彈性能夠靈活配合不同類型餐廳的營運所需。不論您計劃開設更多分店，還是拓展其他餐飲品牌，我們的食材管理系統都能一站式協助您管理多分店、多品牌的經營策略，全面支援 餐飲庫存管理、落單買貨、收貨等流程。

我們的中央入貨模組能幫助您整合及審批所有餐飲庫存、入貨訂單，達致高度集中管理。只需一套系統，便能滿足您多元化的餐廳庫存管理需求，協助集團建立標準化流程，促進整體營運協同，助您的餐飲業務穩步、快速增長。

2. 數據自動同步 加強中央掌控

只要前台經由FOODIVAL餐飲庫存系統處理不同工作事項，後台便能即時查閱及掌握所有更新，數據會自動同步至中央系統，讓各門店與營運部門保持一致。這不但大大提升了數據透明度與部門協作效率，也令食材庫存管理更加精準。

中央買貨部能更清楚掌握前線分店的實際營運狀況、入貨支出及餐廳庫存水平，進而提升業務洞察力，為公司制定更具策略性及針對性的入貨計劃。

3. 價格比較零煩惱 精明落單買貨有保證

FOODIVAL食材管理系統的中央入貨模組能集中管理供應商資料，並自動建立歷史價格記錄，為買貨部提供可靠的價格分析依據。同時，您也可以即時比較不同供應商的報價及貨品質素，從而更有效控制餐廳庫存成本。

我們的食材管理系統亦支援供應商評價功能，讓分店前線能快速回饋意見，協助買貨部綜合評估供應商表現，選擇最合適的長期合作夥伴，提升餐飲庫存效益。

4. 智能食材庫存監控及提示 處理分店落單買貨更輕鬆

FOODIVAL的餐廳庫存管理功能可以協助建立完整的庫存記錄，並支援自動化的食材管理流程。系統提供智能監察及提醒功能，包括最低庫存水平、最高庫存量、食材即將過期提示等，讓管理層能更精準掌握食材庫存狀況。

不再依賴人工估算或經驗判斷，即可輕鬆制定補貨計劃，確保餐飲庫存供應穩定，減少不必要的入貨開支及食材報廢，全面提升整體食材庫存管理效率。

管理餐飲、餐廳庫存成功案例見證

聽聽 FOODIVAL 的客戶怎麼說！

優化管理食材庫存流程，減少耗時耗力工作

數碼轉型前
數碼轉型後

成功案例1:

客戶背景

Centricity是Hongkong Land為中環甲級寫字樓租戶打造的專屬會員制生活及工作平台，結合全日制餐廳、活動空間及靈活辦公方案等多元高端設施。憑藉位處中環黃金地段、面向高端商務客群的定位，Centricity希望將餐廳庫存由傳統手工管理轉為更標準化及透明的數據流程。在食材管理方面，團隊亦期望透過系統準確掌握不同品項用量、成本及損耗表現，以支援菜單及成本決策。

因此，Centricity 選擇採用專為餐飲業而設的FOODIVAL餐飲庫存系統，以更靈活及具性價比的方式管理日常入貨、盤點及補貨流程。FOODIVAL同時支援食材庫存管理相關報表與分析，協助管理層更有效監察成本走勢及提升整體餐飲營運效率。

數碼轉型前

為何Centricity需要透過數碼轉型，改良食材管理流程 ?

  • 身處中環最核心地段，Centricity旗下餐廳在前線服務已對標國際水準，但在餐廳庫存方面仍依賴傳統系統及人手流程，難以支援多元營運場景。

  • 現有方案在餐飲庫存相關設定上較為僵硬，加上報表彈性不足，無法完全覆蓋餐廳營運、活動餐飲及特別宴會等不同場景的實際需要。​

  • 團隊需以試算表輔助食材管理，手動整合報價、比價與成本分析，增加工時與出錯風險，亦削弱管理層對食材庫存及入貨成本的即時掌握能力。

  • 隨着活動數量及客戶要求不斷提升，Centricity開始尋求一套更具彈性及高性價比的餐飲庫存系統，以真正把落單、比價及報表管理全面數碼化。

數碼轉型後

FOODIVAL與Centricity推動數碼改革管理食材庫存方式，主要從以下幾個關鍵方向著手：

  • 當餐廳或活動團隊提交請購單 (PR) 申請時，食材管理系統會自動比對多個供應商對同一貨品的報價，並即時選出最低價格，確保每張入貨單 (PO) 均以最具競爭力的成本落單，減少人手逐項核價。同時，餐飲庫存系統亦支援前線因特別原因而需更新是次供應商的選項。

  • FOODIVAL的智能食材管理支援「一個餐廳貨品編碼對應多個供應商」，有助標準化餐廳庫存資料結構，方便統一管理不同來源但同款的食品與物料。​

  • 系統內置 50+ 款分析報表，協助管理層從餐廳庫存管理角度，快速掌握各品牌及場地的食品成本、供應商佔比及價格走勢。

  • 透過完整記錄 PR、PO 的提交與審批程序，FOODIVAL讓食材庫存管理流程更可追蹤、更合規，並降低依賴口頭或手機訊息溝通帶來的風險。
數碼轉型前
數碼轉型後

成功案例2:

客戶背景

一蘭 (ICHIRAN) 是日本知名的天然豚骨拉麵專門店，以「只做豚骨拉麵」為理念聞名，堅持由專業團隊監製每一鍋湯底，從火候控制到調味比例都有嚴格標準，確保每一碗拉麵的味道穩定而高品質。一蘭自2013年進駐香港，目前在港設有三間分店，長期吸引本地食客及海外遊客專程排隊光顧，成為港人心目中經典日式拉麵的代表之一。​

由於一蘭對湯底及配料的要求極高，無論是豚骨、秘製醬汁還是各類配菜，都必須配合嚴謹的餐飲庫存安排與細緻的食材管理，才能確保每一間分店在繁忙時段仍有穩定而充足的供應。 因此品牌特別著重精準掌握餐飲庫存，以及緊貼每一批食材庫存的變化，從入貨、收貨、庫存到使用都需要清晰記錄與標準化流程，確保品質與出品速度同樣達標，維持一貫的用餐體驗。

數碼轉型前

為何一蘭需要數碼化管理食材庫存流程? 主要因為… 

  • 一蘭非常重視湯底與配料品質，對食材管理、入貨紀錄及報表製作要求嚴謹，但過往主要依靠 Excel 和人手記錄多間分店的餐廳庫存及各項食材庫存，在訂貨、盤點及有效期管理上容易出現錯漏與資訊滯後。

  • 隨着香港分店及營運規模擴大，單靠Excel的入貨紀錄及報表已難以全面掌握各分店及中央供應的餐飲庫存情況，尤其在高峰時段更容易出現訂貨不足或過度備貨，增加缺貨風險及報廢成本，限制了餐廳庫存管理和日常食材庫存管理的效率與精準度。

 

數碼轉型後

FOODIVAL與一蘭推動數碼化管理餐廳庫存，主要從以下幾個關鍵方向著手：

  • 引入FOODIVAL後，一蘭以餐飲庫存系統把各分店日常入貨、收貨、出庫及報廢紀錄全面電子化，統一整合為集中的餐廳庫存數據庫，系統自動計算及更新食材庫存，大幅減少人手輸入與對數時間。​

  • FOODIVAL的食材管理系統讓一蘭可以按品項及批次追蹤成本、用量與有效期，並透過報表分析各分店食材庫存管理表現，協助管理層更準確地制定訂貨策略、控制成本及預防缺貨或過期浪費，全面提升餐廳庫存管理水平及營運效率。

每日只需一杯咖啡的價錢

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搵我地傾下啦！

你問
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關於數碼化食材管理及採購程序 - 常見問題:

1. 中央買貨部能否透過餐飲庫存系統修改分店的請購單嗎？

可以！FOODIVAL不單是一套入貨工具，同時也是一套專為餐飲業設計的餐飲庫存系統。中央買貨部門可以根據最新的餐飲庫存水平、分店實際銷情以及整體入貨計劃，直接在系統內調整各分店提交的請購單(PR)，避免過量或重複入貨。透過這種由中央統一調整的流程，有助餐廳更精準地管理餐廳庫存，加強餐廳庫存管理的靈活性及成本控制，同時亦配合後台的食材管理系統數據，統一規劃入貨策略及與供應商議價，令整體食材庫存管理變得更有系統和更高效。
會的。當他們在食材管理系統中更新或修改請購單(PR)內容後，相關分店可以隨時透過FOODIVAL查閱最新版本的請購單狀態和變動紀錄，提升部門之間的透明度與協作。FOODIVAL這種即時同步的設計，能讓分店前線更清楚了解中央對食材和餐飲庫存的調整安排，有助前線與後勤就食材庫存管理和補貨需求保持一致，減少溝通誤差及營運混亂，同時也令整體餐廳庫存管理更加標準化和數據化。
可以！FOODIVAL能按照您公司的中央入貨及餐廳庫存管理流程，自訂多層的請購單(PR)審批路徑。比如一張請購單可以設定需由主廚、分店經理、區域主管以至財務或中央入貨等多個角色分階段批核，確保所有食材庫存都合乎預算與政策。多層審批配合食材管理系統的數據分析，能令每一次入貨決定更精準、更有根據，有效減少浪費及成本流失。​
會的。當請購單(PR)經中央買貨部批核後，食材庫存系統會自動把相關資料整合並轉換成正式入貨單，並可按照您的落單買貨流程，透過WhatsApp、e-Fax或電郵，一按即發送至不同供應商，有效減少人手作業和「漏單」等人為錯誤。這種由PR至正式落單的一站式流程，不但提升中央入貨效率，亦可配合餐飲庫存系統的提醒及報表，確保餐廳庫存保持在合適水平，讓前線及中央在餐廳庫存管理和補貨安排上更有預算、更可追蹤。
分店前線員工在收貨時，除了可以透過手機上傳收貨文件、送貨單及貨品照片外，更可就該供應商的服務、貨品質素及準時交貨情況提供評價，所有記錄會直接同步至後台供食材管理、買貨部門參考。 這些評價亦會與相關貨品、價格及食材庫存數據一併儲存在系統中，讓中央可以在食材管理和入貨決策時，更全面評估供應商表現，作為挑選長期合作夥伴的重要依據。長遠而言，有系統地整合供應商評價及食材庫存管理數據，有助建立更穩定、更具成本效益的供應鏈，亦間接提升整體餐廳庫存管理水平。
支援。FOODIVAL專為連鎖及集團式餐飲品牌而設，能集中管理多個分店的餐廳庫存數據，並在同一平台上查閱各店的庫存水平及訂貨等情況。這有助中央入貨及營運團隊從宏觀角度規劃整體餐飲庫存管理，包括集中入貨、分店調貨以及中央分派貨量等，大幅減少缺貨與過量存貨問題。​
FOODIVAL的食材管理系統會為每項食材建立獨立檔案，涵蓋規格、供應商資料、入貨價、保質期及儲存要求等，並結合實時庫存及出入庫紀錄。透過這套食材管理架構，廚房團隊可以更容易追蹤食材庫存使用情況及有效期，減少因管理疏忽導致的過期報廢，從而優化整體食材成本及運作。​

可以。FOODIVAL能按分店、品類或單一食材輸出分析報表，讓管理層比較各店的餐廳庫存管理表現，例如食材耗用速度、浪費比例及盤點差異等。透過這些數據，您可以找出最佳實踐分店，並把其食材庫存管理模式複製到其他分店，提升整體集團營運效率。​

支援。您可以為每項食材設定最低及最高庫存水平，當食材庫存低於安全門檻或接近爆倉時，FOODIVAL系統會自動發出提示，提醒買貨部或分店跟進餐飲庫存最新情況。

可以。FOODIVAL可以與前台POS或點餐系統進行整合，將每一筆銷售即時反映到餐飲庫存系統中，實時更新餐廳庫存數量。

可以。FOODIVAL能記錄中央與各分店之間的調撥單，清晰追蹤每一批半製成品或食材的流向及餐飲庫存數量。這對需要統一處理食材的品牌尤其重要，有助在餐飲庫存層面做好分配和追蹤，確保各分店餐廳庫存管理一致及可追溯，同時讓食材管理更有系統、更具透明度。

系統會在食材庫存檔案中記錄每一批次的入庫日期和有效期，並提供即將到期食材列表，提醒廚房優先使用。當需要報廢時，員工亦可在系統中登記報廢原因及數量，讓管理層從食材庫存管理的角度分析浪費來源。​

可以。當餐廳開設新分店時，可以直接複製現有品牌或分店的餐飲庫存系統設定，包括食材列表、標準配方、庫存單位及安全庫存水平等。這不但加快新店上線速度，亦確保餐廳庫存和食材管理標準與其他分店保持一致。​

可以。雖然新店可以先沿用其他分店的標準設定，但你仍然可以按實際銷量、菜單結構及客群需求，在系統內靈活調整食材庫存管理參數，例如安全庫存量、最大庫存上限及補貨週期等。 透過 FOODIVAL 的食材管理系統，新店可以在真實營運數據基礎上持續微調餐飲庫存策略，逐步建立最適合自己的餐廳庫存模式，同時保持與集團整體餐廳庫存管理標準的一致性。